宣導事項

 

業務

說明

1

郵件交寄

1.各計畫案郵資由計畫案預算支付。
2.寄件時，確實填寫收件地址、郵遞區號及寄件單位。

2

領取掛號郵件

1.若有貨到付款之郵件，請提前寄放金額。

3

公文簽辦

1.可利用公文查詢功能，輸入關鍵字查詢之前簽辦函稿。
2.若簽稿有誤，在單位主管未簽核之前，可由公文管理–作業–線上簽核傳送取回重新簽辦。

4

公文退分

公文退分請細看公文內容或附件內容做依據。並詳述退分理由或應分組別，以利文書組後續分文。若承辦人不清楚業務歸屬，可查詢之前年度有無相關公文與參考類案批核紀錄。

5

取號與銷號

遇可不必掛文但已掛總收文號公文，可退分說明銷號，如重覆來文或受文者為個人等。亦可轉紙本公文，送交文書組辦理銷號。

6

自然人憑證到期

請線上辦理展期(最多可用八年)或洽戶政事務所辦理，持新憑證登入公文系統前，請攜帶自然人憑證至文書組辦理人員資料維護與匯入新憑證。

7

發文

1.擬稿時先填歸檔檔號。
2.附件備齊，以利寄送。
3.請多加運用電子公文發文，簡易紙本附件掃描後隨電子發文，以落實節能減碳與增進行政效率。
4.一層決行簽核至校長、二層決行簽核至單位主管。
5.需核章的計畫與概算、核結等，採紙本發文。
6.有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫。

8

歸檔

1.辦結即歸。
2.附件應齊全，承辦人自存應註明並加蓋職章。
3.紙本公文檔號須填寫清楚。
4.依文書處理手冊有關一般公文處理時限規定：
(1)最速件：1日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）
(2)速件：3日。
(3)普通件：6日。
請各組承辦人掌握公文處理時效，已決行公文盡快存查歸檔。

9

用印

用印文件需經簽核程序或校長核章。

10

代理人設定

請和文書組聯繫請假事由與後續代理人設定，各處室會辦文件仍會給承辦人員，由代理人切換承辦人員身分簽辦公文。

11

公文轉換

1.紙本掛號或平信來文，需以紙本公文簽辦。
2.電子公文轉成紙本公文簽辦後，只能以紙本歸檔。
3.紙本簽核或線上簽核後可以選擇電子發文或紙本發文。

12

維護文書機密

1.下班或臨時離開座位將公文收妥
2.辦公桌抽屜與公文櫃視業務需要上鎖
3.機密文書設置專櫃、專卷分隔保管
4.廢棄之公文稿紙、影印紙、磁片、光碟等具機密性者，依規定銷毀
5.下班後收妥自然人憑證、個人行動硬碟及隨身碟等

13

密件交寄

1.使用雙封套郵寄密件時，外封套上不宜書明函內封存密件內容或機密等級，避免引人覬覦；內、外封套之受文地址、受文單位及受文對象，應注意是否相符，防止傳遞過程遺失。
2.內封套封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記且予以封實，以防止遭人拆封或竊讀。
3.機密文件內外封套請勿使用開窗信封封裝，且注意紙質是否不能透視且不易破裂，防止傳遞過程內容洩漏。